Critères d'accueil des JDEVs Version 3c

Voici une énumération non-exhaustive sur les critères d'accueil des JDEVs qui sont susceptibles d'être complétés. Tous ces critères ne sont pas bloquants (cf. date de mise à jour en bas de page)

  • Une communauté locale mobilisée.
  • Constitution du CLO.
  • Les locaux.
  • La localisation: une destination nouvelle (Grenoble, Rennes, Lille, Strasbourg, …)

Une communauté locale mobilisée

  • Appui sur un réseau régional (RR) opérationnel.
  • Une communauté ESR intéressée.
  • Un potentiel d'intervenants (recherche informatique, REX, …).
  • Un laboratoire/structure d'accueil proposant (gratuitement) locaux et soutien logistique et administratif.
  • Etroite collaboration avec un service de formation permanente (régionale ou nationale) d'un organisme de recherche qui a vocation à rentrer dans le cercle des collaborations et prendre en charge une partie de la logistique (accueil, hébergement…) et la gestion des missions et hébergements des intervenants, envoi de convocation, inscrption et paiement par un outil web ainsi que facturation, attestation de présences, élaboration d’un éventuel appel d’offre notamment pour la restauration.

Constitution du CLO

  • 1 resp./animateur du CLO. interface avec les fournisseurs buffet, stand, …
  • un correspondant budget,
  • un responsable restauration (le plus gros poste de dépense
  • un responsable événement social
  • 4 personnes pour l'inscription (enregistrement, badges, vestiaire, infos, …),
  • 4 pour la manutention,
  • 1 correspondant local poster,
  • 1 responsable retransmission,
  • 1 responsable information de l'évènement (fléchage, communication poster, étiquetage salle, panneau électronique, …),
  • 1 correspondant stand+sponsoring,
  • 1 responsable du programme social,
  • 1 correspondant hébergement liste d'hôtel responsable et des centres

d'hébergement le cas échéant,

  • 2 ingénieurs systèmes réseaux en support pendant les présentations et Tps, (autorisations, branchement, wifi, problème techniques à résoudre pendant les 3/4 jours,
  • 1 responsable technique et logistique et répartition atelier stands.
  • 2 personnes au stand inscription ateliers,
  • 1 responsable délivrables?
  • gestion des intervenants

Les locaux

Structuration des locaux

Les chiffres doivent etre compris comme des minimums.

  • Un grand amphi de 500 places ou plus pour les plénières.
  • 1 deuxième amphi de 150 places pour la retransmission des thématiques.
  • Accès internet de qualité pour la retransmission webcast de l'événement
  • Possibilité locale de captation/retransmission du gd amphi et “amphis
  • 20 salles pour les ateliers et les GTs entre 20 et 50 places avec une bonne connection internet.
    • Certaines avec du réseau filaire
    • Au moins 4 petits amphis d'au moins 50 places.
    • 16 salles de TDs idéalement 16 salles (2 par thématiques) d'au minimum 20 places voir 40.
    • dont 6 au moins de plus de 40 places pour les ateliers/GTs à succès.
  • Un lieu “passant” pour des exposants.
  • Un lieu pour l'accueil des participants et la gestion de l'événement.
    • (Point Accueil et Point info)
  • 1 grand espace d'accueil pour un forum (Stands entreprise + ESR, éditeurs, Point auteurs livres)
    • avec passage respectant les contraintes sécurités.
  • Un lieu pour les pauses café.
  • Un local/salon pour un buffet de 500 personnes.
    • Un espace cuisine.
  • Un (voir plusieurs) lieu pour 60 posters au format A0 vertical.
    • Préciser les m2 disponibles
    • Préciser les implantations possibles (Sur grilles, Sur mut, Recto/Recto Verso…).
  • Un local pour les réunions et les repas du CPO et du CLO.
  • Un local sécurisé fermant à clé pour entreposer du matériel.
    • De préférence accessible au moins une semaine avant le jour J de la semaine Jdev.
  • Un local/lieu pour entreposer les valises lors de l'arrivée et du départ des participants.
    • Accompagné d'un Point bagagerie.
  • une salle avec internet + imprimante pour les billets
  • Lieu pilote des ateliers (Point Atelier)
  • Indiquer les possibles semaines (entieres) de disponibilité des locaux.

Services associés aux locaux

  • Les batiments sont ils climatisés?
    • En effet, toutes les éditions se sont déroulés en période de forte chaleur voir de canicule.
  • Disponibilité du Wifi? Au moins dans grand espace d'accueil et dans gd et

moyens amphis.

  • connections réseaux ou wifi “performantes” dans tous les petits amphis et surtout les salles de TPs.
  • Accès handicapés.
  • Monte charge si plusieurs niveaux.
  • Soutien de l'équipe logistique et système réseau de la structure d'accueil avant et pendant la conférence.
  • Prise en charge et fourniture par la structure d'accueil du ménage , du

gardiennage , talkiewalkie , vestiaire sécurisé pour stocker les bagages.

  • Nécessité d'un gardiennage.
  • Nécessité d'assurer.
  • Disponibilités de X Jeux de clés (plusieurs jeux de clés sont utiles pour sécuriser les salles de TPs et aussi souhaitables pour notamment pour les monte-charges, ascenseurs, handicapés.
  • Service communication locale pouvant contribuer à la pub et à l'accueil. (panneaux d'affichage electronique)
  • Retour sur ecran de la communication a distance
  • Service reproduction en local (conditions de tarifications) .
  • Possibilité d'utiliser une cantine pour le comité d'accueil les jours précédents le démarrage des jdev, éventuellement pour certains repas soit en sécurité si buffet insuffisant , préciser la capacité, les problèmes d'engorgement potentiels, achats de tickets à l'avance.
  • Lieu pour entreposer et sécuriser du matériel

Localisation

  • cout de cet hébergement (gratuit X k EURO/jour). prix moyens chambre d'hôtel à relative proximité 50 ou 60 EURO. Centre d'hébergement d'un institut pour comité d'organisations+intervenants à prix préférentiels 20 ou 30 Euros? avec petit déjeuner?
  • Si cout, quel service sont inclus dans le cout?
  • Capacité hôtelière?
  • Accessibilité du site par les transports en commun: gare, bus, métro, tram, …
  • Attrait.

Amélioration par rapport aux JDEV2013

  • Description des lieux de JDEV2013: Amphis (1 de 900 places, 1 de 250 place, 1 de 120 place, 6 de 50 places, 6 salles de 25 places), 1 grand hall (posters et forum + art numérique + pause café), 1 salon de 400 personnes.
  • Il y a un problème de taille de salles si on a 20 places seulement. beaucoup d'ateliers ont atteints 20 personnes et certains (3 au moins ont du être dupliqués (Android, agilité, tests notamment ), des petits amphis ont hébergé plusieurs interventions simultanément.
  • Prévoir Plus de de salles de Tps car il y aurait plus de tps et plus de Créneaux pour les sponsors (petits amphis).
  • Certains groupes de travail étaient pleins (validations scientifiques et big data) et ont même du être doublées.
  • Prévoir des Créneaux potentiels pour les sponsors.
  • Idée : Réserver les salles de TPs (2) par thématique. pour simplifier le fléchage et l'orientation avec un logo+couleur par thématique + couleur sur la difficulté.
  • L'accessibilité du site a posé problème :
    • pour ceux arrivant à pied par le métro Lozère notamment.
  • L'accessibilité à toutes les salles étaient inégales pour les handicapées.

Amélioration par rapport aux JDEV2015

  • Description des lieux de JDEV2015: Amphis (1 de 480 places, plus 9 amphis disponibles de de 90 à 190 places, 16 salles de TD dont 6 de 40 places et 10 de 20 places ), 2 espaces de circulation et forum rue haute et basse. 1 espace polyvelent pour evenement social et restauration.
  • L'amphithéatre principal était un peu petit pour la taille de l'evenement lors de la première plénière et pour l'evenement social.
  • L'absence de climatisation a fait cruellement défaut lors de ces jdev acompagné en période de canicule.
  • L'emplacement des repas dans une salle distante a posé des difficultés.
  • L'espace “forum” était divisé en 2 parties :
    • rue basse qui était un peu sombre pour les posters.
    • rue haute ou beaucoup d'emplacement ont du été sacrifié pour les pauses cafés ou pour des raisons de sécurité.

Amélioration par rapport aux JDEV2017

  • Description des lieux de JDEV2017: Amphis (1 de 600 places, 1 de 300 place, 1 de 250 1 de 115 place, et 15 salles de 24 à 40 personnes), 1 hall (forum + art numérique + pause café).
  • Le hall + patio formait un espace assez restreint :
    • Le passage des personnes dans le Hall était difficiles à la limite de la cohue.
    • Le service par le restaurateur était aussi difficile.
    • les posters avaient du etre déplacé ailleurs. Au 2ieme et 3ieme
    • Le nombre de stands étaient assez faibles. 2 grands et 5 petits dans le Hall. 2 stands avaient été mis dans le patio de facon rudimentaire.
  • Un amphi avait du etre sacrifié pour l'equipe d'organisation et le stockage.
    • Celui-ci n'avait pas pu eter utilisé meme pour le stockage, les livraisons avant la semaine J le jour J-1 cequi a posé des diffcultées supplémentaires d'organisation.
  • Le principal problème fut de manquer de salles devant le succès des ateliers et GTs.
    • Une astuce fut de positionner des GTs en fin d'après-midi.
  • Les plans fournis n'avaient pas pu etre réutilisé et des plans de substitution avaient du etre créé.
 
jdevcriteresaccueil.txt · Dernière modification: 2017/09/20 19:04 par etienne.gondet@get.obs-mip.fr
 
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